Mandats-Tracker

1. Einführung

Der Mandats-Tracker ist eine Web-App zur Erfassung von Stunden, Honoraren und Spesen für Nebenamt-Mandate wie Verwaltungsratsmandate, Stiftungsratsmandate oder Mitgliedschaften in Prüfungs- und Fachkommissionen.

Die App läuft vollständig im Browser. Alle Daten werden ausschliesslich lokal auf deinem Gerät gespeichert — es gibt keine Cloud-Synchronisation und keinen Server, der deine Daten verarbeitet.

1.1 Was die App für dich leistet

• Stunden, Sitzungen, Pauschalen und Spesen pro Mandat erfassen
• Automatische Berechnung der Honorare anhand hinterlegter Ansätze
• Kontrolle über inkludierte Sitzungskontingente (z.B. 7 Halbtage pro Jahr)
• Automatische AHV/IV/EO/ALV-Schwellenberechnung nach Schweizer Recht
• Auswertungen nach Monat und Mandat, inklusive Jahresvergleich
• Übersicht über offerierte Kostenrahmen und deren Verrechnungsstand
• Export als CSV oder Excel (XLSX), Backup und Wiederherstellung

2. Erste Schritte

2.1 Datenschutz-Hinweis beim ersten Start

Beim allerersten Öffnen der App erscheint ein Hinweis zu Datenschutz und Haftung. Du musst diesen einmalig bestätigen, bevor du die App nutzen kannst. Der wichtigste Punkt: Da alle Daten nur lokal in deinem Browser gespeichert werden, bist du selbst für die Datensicherung (Backups) verantwortlich.

2.2 Einrichtungsassistent

Direkt danach wählst du, wie du starten möchtest:

• Leer starten — du legst dein erstes Mandat selbst an (empfohlen für den produktiven Einsatz)
• Mit Beispieldaten starten — die App zeigt dir ein Beispiel-VR-Mandat und ein Beispiel-Prüfungskommissions-Mandat, um die Funktionen kennenzulernen

3. Die beiden Mandatsmodelle

Der Mandats-Tracker kennt zwei grundlegende Modelle, wie ein Mandat vergütet wird. Die Wahl des richtigen Modells ist entscheidend dafür, wie die spätere Erfassung funktioniert.

3.1 VR-Modell (Pauschale + Stunden)

Für Mandate mit einem festen Stundenansatz, häufig kombiniert mit einer Jahrespauschale, die einen bestimmten Aufwand bereits abdeckt — typischerweise für Verwaltungsrats-, Stiftungsrats- oder Beiratsmandate.

Kennzeichen des VR-Modells:

• Ein Stundenansatz in CHF pro Stunde, der sich über die Zeit ändern kann
• Optional eine Jahrespauschale, die fixe Sitzungsleistungen abdeckt
• Optional ein Sitzungskontingent: eine bestimmte Anzahl Halbtage oder Ganztage, die in der Pauschale bereits inkludiert sind
• Optional eine Spesenpauschale

3.2 PK-Modell (Leistungsansätze)

Für Mandate mit mehreren unterschiedlichen Leistungsarten, die jeweils einen eigenen Ansatz haben — typischerweise für Prüfungs- oder Fachkommissionen mit einem definierten Leistungskatalog.

Kennzeichen des PK-Modells:

• Mehrere Tätigkeiten mit je eigenem Ansatz, z.B. CHF 90 pro Prüfung, CHF 80 pro Dossier, CHF 400 pro Sitzungstag
• Bei der Erfassung wählst du nur noch die Tätigkeit und die Anzahl — der Betrag wird automatisch berechnet
• Kein einzelner Stundenansatz, sondern ein vollständiger Leistungskatalog
• Pro Tätigkeit lassen sich mehrere Ansätze mit Gültigkeitsdatum hinterlegen — ändert sich z.B. der Satz für „Prüfungsabnahme“ ab einem neuen Jahr, bleibt der alte Satz für frühere Einträge automatisch erhalten

3.3 Welches Modell wählen?

4. Erfassung von Einträgen

4.1 Übersichtskacheln

Oben im Reiter Erfassung siehst du drei Kacheln: Stunden total im laufenden Jahr, Honorar brutto im laufenden Jahr (exklusive Pauschalen) und die Anzahl Einträge im laufenden Monat.

4.2 Einen neuen Eintrag erfassen

1. Datum wählen — Standard ist das heutige Datum
2. Mandat auswählen
3. Je nach Mandatsmodell erscheinen unterschiedliche Felder:
   • VR-Modell: Typ wählen (Stunden, Sitzung, Jahrespauschale, Pauschalspesen, Auslagenspesen)
   • PK-Modell: direkt die Tätigkeit wählen, der Ansatz wird automatisch angezeigt
4. Tätigkeit auswählen
5. Stunden bzw. Anzahl eingeben — der Betrag wird automatisch berechnet, lässt sich aber manuell überschreiben
6. Optional eine Bemerkung hinzufügen
7. Auf „Eintrag speichern“ klicken

4.3 Die fünf Erfassungstypen im VR-Modell

4.4 Sitzungskontingente verstehen

Wenn ein Mandat Sitzungskontingente hat (z.B. 7 Halbtage und 2 Ganztage pro Jahr inklusive in der Pauschale), zeigt dir die App beim Erfassen direkt an, wie viele bereits verwendet wurden:

• Grüne/beige Anzeige: noch Kontingent verfügbar
• Rote Anzeige: Kontingent für dieses Jahr bereits ausgeschöpft

4.5 Einträge bearbeiten und löschen

In der Tabelle der Einträge kannst du jeden Eintrag über das Stift-Symbol bearbeiten oder über das Kreuz-Symbol löschen. Beim Bearbeiten wird der Betrag automatisch neu berechnet, sobald du die Stundenzahl änderst.

4.6 Sortieren und filtern

Die Tabelle lässt sich durch Klick auf eine Spaltenüberschrift sortieren. Über die Filter (Jahr, Monat, Mandat) kannst du die Ansicht eingrenzen.

4.7 Automatische Jahrespauschalen

Beim Start eines neuen Kalenderjahres prüft die App automatisch, ob für jedes Mandat mit hinterlegter Jahrespauschale bzw. Spesenpauschale bereits ein entsprechender Eintrag existiert. Falls nicht, schlägt sie vor, diesen automatisch zum 1. Januar zu erfassen. Diese Prüfung lässt sich in den Einstellungen jederzeit manuell auslösen.

5. Mandate verwalten

5.1 Neues Mandat anlegen

Im Reiter Mandate & Ansätze legst du neue Mandate an. Wähle zuerst die passende Vorlage (VR- oder PK-Modell), dann:

• Name des Mandats
• Kategorie (VR, PK, Sonstige, oder eine frei definierte eigene Kategorie)
• Jahrespauschale, Spesenpauschale und offerierter Kostenrahmen (jeweils optional)
• Tätigkeiten, kommagetrennt
• Beim VR-Modell zusätzlich: Stundenansätze mit Gültigkeitsdatum, sowie Sitzungskontingente
• Beim PK-Modell zusätzlich: Leistungsansätze je Tätigkeit, jeweils mit eigener Gültig-ab-Historie

5.2 Stundenansätze mit Gültigkeitsdatum (VR-Modell)

Ändert sich dein Stundenansatz im Lauf der Zeit (z.B. ab einem neuen Jahr), kannst du mehrere Ansätze mit jeweiligem Gültigkeitsdatum hinterlegen. Die App wählt bei jedem Eintrag automatisch den zum Eintragsdatum passenden Ansatz — frühere Einträge bleiben dadurch unverändert korrekt.

5.3 Leistungsansätze je Tätigkeit (PK-Modell)

Bei PK-Mandaten verwaltest du jede Tätigkeit als eigene Karte im Reiter Mandate & Ansätze. Pro Tätigkeit kannst du festlegen:

• den Namen der Tätigkeit (z.B. „Prüfungsabnahme“, „Prüfungskorrektur“)
• die Einheit (z.B. „Stunde“, „Prüfung“, „Dossier“)
• die Mengen-Bezeichnung, die bei der Erfassung angezeigt wird
• beliebig viele CHF-Ansätze mit Gültig-ab-Datum — genau wie beim Stundenansatz im VR-Modell

So lassen sich unterschiedliche Tätigkeiten mit unterschiedlichen Sätzen sauber unterscheiden, und Preisänderungen über die Zeit (z.B. ab einem neuen Kalenderjahr) korrekt abbilden, ohne dass bereits erfasste Einträge rückwirkend einen falschen Betrag erhalten.

Über „+ Tätigkeit hinzufügen“ kannst du jederzeit weitere Leistungsarten ergänzen, über „Tätigkeit löschen“ nicht mehr benötigte entfernen.

5.4 Bestehende Mandate bearbeiten

Jedes bestehende Mandat erscheint als eigene Karte. Name, Kategorie, Pauschalen, Kostenrahmen, Tätigkeiten, Ansätze und Kontingente lassen sich dort jederzeit anpassen. Änderungen werden erst nach Klick auf „Speichern“ übernommen.

5.5 Mandat löschen

Beim Löschen eines Mandats prüft die App, ob noch Einträge dazu existieren, und fragt nach, ob diese ebenfalls gelöscht werden sollen. So entstehen keine verwaisten Einträge ohne zugehöriges Mandat.

6. Auswertung

6.1 Nach Monat und nach Mandat

Der Reiter Auswertung zeigt dir für ein wählbares Jahr zwei Tabellen: die Aufschlüsselung nach Monat sowie nach Mandat, jeweils mit Stunden, Honorar, Pauschalen, Spesen und Total.

6.2 AHV/IV/EO/ALV-Berechnung

Pro Mandat berechnet die App automatisch, ob Sozialversicherungsbeiträge anfallen. Massgebend ist der Lohn aus Honorar und Pauschalen (Spesen sind nicht beitragspflichtig). Liegt dieser Betrag unter dem hinterlegten Freibetrag (Standard: CHF 2'500 nach Art. 6 AHVG), erscheint „unter Schwelle“. Darüber wird der Beitrag (Standard 8.7%) automatisch abgezogen und das Netto ausgewiesen.

6.3 Offerierter Kostenrahmen

Hast du einem Auftraggeber einen Kostenrahmen offeriert, kannst du diesen pro Mandat hinterlegen. Im Reiter Auswertung zeigt dir ein Fortschrittsbalken, wie viel davon im laufenden Jahr bereits verrechnet wurde und wie viel du noch in Rechnung stellen kannst.

7. Grafik / Jahresvergleich

Der Reiter Grafik stellt deine Einnahmen visuell dar, wahlweise als Total pro Jahr, pro Monat oder pro Mandat. Standardmässig sind das aktuelle Jahr und das Vorjahr ausgewählt, du kannst aber auch weitere Jahre dazuwählen.

Direkt über der Grafik zeigt eine Vergleichsbox die prozentuale Veränderung zum Vorjahr — mit grünem Pfeil bei einer Zunahme, rotem Pfeil bei einer Abnahme.

8. Einstellungen

8.1 Firmendaten / Personendaten

Name, AHV-Nummer, Adresse und E-Mail-Adresse, die künftig für Exporte und Auswertungen verwendet werden können.

8.2 Erscheinungsbild

Ein eigenes Logo kann hochgeladen werden und erscheint oben links neben dem App-Titel. Der App-Titel selbst lässt sich ebenfalls anpassen.

8.3 Sozialversicherung

AHV/IV/EO/ALV-Satz und Freibetrag lassen sich hier manuell anpassen, falls sich diese Werte gesetzlich ändern.

8.4 Daten

• Backup herunterladen — sichert alle Einträge, Mandate und Einstellungen als JSON-Datei
• Backup einspielen — stellt ein zuvor erstelltes Backup wieder her
• Excel-Export — exportiert alle Jahre in drei übersichtlichen Arbeitsblättern (alle Einträge, Zusammenfassung, Mandate), sortiert nach Jahr und Mandat
• Verwaiste Einträge bereinigen — entfernt Einträge, deren Mandat zuvor gelöscht wurde
• Jahrespauschalen prüfen — löst die automatische Pauschalenprüfung manuell aus
• Alle Daten löschen — mit zweifacher Sicherheitsabfrage inklusive Texteingabe

9. Testversion und Lizenz

9.1 Kostenlose Testphase

Der Mandats-Tracker lässt sich vor dem Kauf vollumfänglich testen, ohne Funktionseinschränkung. Die Testphase endet, sobald eine der beiden folgenden Grenzen erreicht ist, je nachdem was zuerst eintritt:

• 14 Tage seit dem ersten Öffnen der App
• 10 erfasste Einträge

Während der Testphase zeigt ein Hinweis im Reiter Erfassung an, wie viele Tage bzw. Einträge noch verbleiben.

9.2 Ablauf der Testphase

Sind beide Limiten erreicht, erscheint ein Hinweis, der zur Lizenzierung auffordert. Bereits erfasste Daten bleiben dabei vollständig erhalten und einsehbar. Über die Schaltfläche „Nur Daten exportieren / Backup erstellen“ lässt sich jederzeit ein Backup der bisherigen Erfassungen herunterladen, auch ohne aktive Lizenz.

9.3 Lizenz erwerben

Über die Schaltfläche „Lizenz erwerben“ (im Testphase-Hinweis, im Sperrbildschirm sowie in den Einstellungen) öffnet sich ein vorausgefüllter E-Mail-Entwurf an feedback@mandatios.ch. Nach Zahlungseingang erhältst du eine E-Mail mit deiner E-Mail-Adresse und einem persönlichen Lizenzschlüssel.

9.4 Lizenz aktivieren

1. E-Mail-Adresse eingeben, für die die Lizenz ausgestellt wurde
2. Den erhaltenen Lizenzschlüssel eingeben
3. Auf „Lizenz aktivieren“ klicken

Die App ist danach uneingeschränkt nutzbar. Der Lizenzstatus lässt sich jederzeit in den Einstellungen unter „Lizenz“ einsehen.

10. Datenschutz und Rechtliches

10.1 Wo deine Daten gespeichert werden

Alle Daten liegen ausschliesslich lokal in deinem Browser (sogenannter localStorage). Es gibt keine Server-Übertragung, keine Cloud-Synchronisation und keinen Zugriff durch Dritte. Das bedeutet auch: Wird der Browser-Cache geleert, die App auf einem neuen Gerät geöffnet oder ein anderer Browser verwendet, sind die Daten ohne Backup nicht mehr verfügbar.

10.2 Backup-Erinnerung

Die App erinnert dich automatisch, wenn seit über 14 Tagen kein Backup erstellt wurde.

10.3 Haftungsausschluss

Diese App wird ohne jegliche Gewährleistung bereitgestellt. Der Vertreiber übernimmt keine Haftung für Datenverlust, Berechnungsfehler, entgangene Honorare oder sonstige direkte oder indirekte Schäden, die aus der Nutzung dieser App entstehen. Alle Berechnungen sind Richtwerte und ersetzen keine rechtliche oder steuerliche Beratung. Die Nutzung erfolgt auf eigene Verantwortung.

10.4 Verantwortung für Datenschutzbestimmungen

Für die Einhaltung geltender Datenschutzbestimmungen, insbesondere bei der Verarbeitung von Personendaten Dritter, ist die nutzende Person selbst verantwortlich.

11. Support und Feedback

Wünsche, Fehler oder Ideen für neue Funktionen kannst du jederzeit per E-Mail einreichen:

feedback@mandatios.ch